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关于印发《商丘学院档案管理办法》的通知
时间:2016-10-08   作者:学校办公室

 

   

  关于印发《商丘学院档案管理办法》的通知

   

  各分院(部)、行政各处室(中心):

  为规范我校档案管理工作,实现档案管理的规范化和制度化。由学校办公室负责拟定了《商丘学院档案管理办法》并已经校长同意,现印发给你们,请结合实际遵照执行。

  综合档案室联系方式,黄海英:0370-3555533,工作地点在F507室。

   

                            商丘学院

                         2016年10月8日

   

 

 商丘学院档案管理办法

   

  第一章 总 则

  第一条  为进一步规范我校档案管理工作,提高档案管理水平,实现档案管理的规范化和制度化,有效地保护和利用档案,保障我校档案史料的完整与安全,充分发挥档案在教学、科研和管理等各项工作中的作用,根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》,结合我校具体情况,特制定本办法。

  第二条  本办法所称的档案,是指学校在党政管理、教学、科研等活动中直接形成的,对学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

  第三条  学校档案实行集中统一管理,按单位立卷的原则,确保完整、准确、系统和安全。为便于开发利用,由综合档案室集中统一管理,任何单位和个人不得擅自保存、长期占用或拒绝归档、销毁档案。

  第四条  学校各单位和个人应当遵守本办法,并有收集、保护档案和利用开放档案的权利和义务。

  第二章 机构设置与基本任务

  第五条  学校设立综合档案室,隶属于学校办公室,综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是保存和提供利用档案的服务机构。

  第六条  学校各单位必须明确一名兼职档案员,负责本单位档案的收集保管和移交归档工作。

  第七条  综合档案室的基本任务:

  (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,制订学校档案工作的规划和规章制度,并组织实施;

  (二)统一管理学校档案工作,根据国家有关规定和标准,结合学校实际情况,制定学校档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则,负责接收(征集)、整理、组卷、鉴定、统计、保管、开放和利用学校各类档案和有关资料;

  (三)保守机密,确保档案的完整和安全,做好档案保护工作,延长档案使用寿命;

  (四)编制各门类档案的检索工具,编写有关档案的参考资料、汇编,积极开发信息资源,为学校各项工作服务;

  (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

  (六)开展档案的开放和利用工作;

  (七)健全学校档案管理网络,开展学校专(兼)职档案工作人员的业务培训;

  (八)参加档案工作学术研究和交流活动;

  (九)完成上级部门和学校领导交办的其他任务。

  第三章 档案工作人员

  第八条  综合档案室应配备政治上可靠、具备一定的专业知识和科学文化知识、年龄结构合理的档案工作人员,各单位应配备兼职档案工作人员,并要保持人员的相对稳定。

  第九条  档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案专业或相关专业学科知识及现代化管理技能。

  第四章 收集与归档

  第十条  建立健全档案材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档制度,确保应归档的文件材料完整、准确、系统。
    第十一条  坚持档案工作责任制。各单位把应归档的文件材料按规定类别收集齐全、完整,立卷后移交综合档案室,使校内各项重要的工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
    第十二条  实行文件材料形成单位、项目组立卷的制度,由各单位的兼职档案员负责立卷工作,并按规定时间向综合档案室移交。
    第十三条  各单位要结合具体情况,制定本单位的平时立卷归档类目表,每年进行调整和补充归档内容的条目,做好平时的基础立卷归档工作。

  第十四条  归档的文件材料要符合档案管理的规范和案卷质量标准的要求。
    第十五条  归档原则。各类档案按下列原则进行整理:
    (一)党群、行政、教学、出版、外事类档案先按年度,后按内容分类整理;
    (二)科研类按档案课题、项目或学科、专业分类整理;基建类档案按单项工程分类整理;设备类档案按仪器设备种类或型号分类整理;
    (三)财会类档案先按会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册等形式分类,后按年度、保管期限等分类整理;
    (四)声像类档案按照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等不同载体形式分类整理;
    第十六条  组卷要求和移交手续。各单位的文件材料收集齐全、完整后,立卷人按文件材料的自然形成过程,加以系统整理、组卷、编写页号,打印案卷目录及移交目录(一式三份),经综合档案室检查合格后,方可办理移交手续。
    第十七条  学校重大活动中直接形成的文件材料,由临时工作机构负责立卷,立卷人系统整理、组卷归档后,移交档案室保管。
    第十八条  归档时间:

  (一)学校党群、行政、外事、出版类档案在次年6月底前移交归档;

  (二)教学类档案中的教学管理综合材料在次年6月底前归档,教学周期形成的材料如毕业生成绩登记表在次年寒假前移交归档;

  (三)科研成果、基本建设、仪器设备类或学校重大活动、专题性、成套性档案,在项目完成后或竣工验收后半年内移交归档;

  (四)财会类档案由财会人员在年终后立卷,在本单位内保管一至二年后移交至综合档案室;

  (五)声像档案中的照片载体档案,由各相关单位初步整理后,将有保存价值的电子照片连同文字说明,每学期末向档案室移交一次。归档的声像载体档案要有文字说明(包括主题、时间、地点、人物和制作者),案卷目录清晰、案卷标题简明扼要,案卷目录、卷内目录、移交目录的纸质文档和电子文档一并移交给综合档案室。
    第十九条  各单位要依照党和国家机关公文处理的法规及学校办公室的要求印制各类文件材料,做到准确、真实、完整、规范。
    第二十条  个人在我校从事教学、科研、党政管理、外事活动等工作中形成的各类文件材料,必须按照规定向所属院、部、单位兼职档案员移交,任何单位或个人不得借单位工作之便,截留应归档的文件材料。
    第二十一条  对校内调动的人员,原所在单位应督促其在办理文件档案材料移交手续后,方可离开原岗位。对调出以及离职人员,在办理离职手续前,必须清还或移交档案。未经综合档案室确认,人事处不予办理调离手续。

  第五章 档案管理

  第二十二条  综合档案室应按照上级部门的有关规定,制订本校的档案实体分类方案,以便于保管和方便利用为原则,对档案进行分类、编号和排列。

  第二十三条  综合档案室应定期做好档案鉴定工作,对保管期限已满、已失去保存价值的档案,要组织有关单位进行鉴定,凡需要销毁的档案,经鉴定后,必须登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

  第二十四条  综合档案室应建立档案统计制度,定期对档案收集、整理、利用、销毁等情况进行检查和统计,并按上级单位和学校的要求及时报送各种报表。

  第二十五条  综合档案室应做好档案安全与保密工作,凡涉及到学校机密和专利的档案,不得对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案,须经有关单位同意,按规定办理借查阅手续。

  第二十六条  综合档案室应做好档案保护工作。档案库房应具有防潮湿、防高温、防盗、防火、防霉变、防虫、防鼠、防强光等措施,并不断改进档案保护技术,及时修补、修复、延长档案的寿命。

  第六章 档案的利用与公布

  第二十七条  综合档案室应积极主动地开展档案利用工作,制定档案借阅制度,设立阅览室,编制各类检索工具,为利用者提供方便。

  第二十八条  综合档案室对开放的档案应会同有关单位,按上级规定认真审查内容,报分管校领导批准后,分期分批向社会开放。未经学校同意,任何单位和个人无权公布。

  第二十九条  利用档案时,任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案,应当遵守国家保密规定,不得擅自摘录、复制或泄漏档案内容。查阅、摘录、复制未开放的档案,须经有关单位同意,按规定办理借查阅手续。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。

  第三十条  综合档案室提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经学校领导批准。

  第三十一条  寄存在档案室的档案材料,归寄存者所有。综合档案室如果需要向学校或社会提供利用,应当征得寄存者同意。

  第三十二条  综合档案室应当积极开展档案的编研工作。

  第七章 条件保障

  第三十三条  学校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

  第三十四条  学校为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。

  第三十五条  学校应为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案室建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

  第四十二条 有下列行为之一的,学校应当视情节严重,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员酌情处理。

  (一)损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

  (二)涂改、伪造档案的;

  (三)擅自出卖、赠送、交换档案的;

  (四)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

  (五)其他违反档案法律法规的行为。

  第八章 附 则

  第三十六条 本办法适用于学校各分院(部)、行政各处室(中心)。

  第三十七条 本办法由学校档案室负责解释。

  第三十八条  本办法自公布之日起施行。

   

 

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